Dokumentacijos Planas Pavyzdys 

Dokumento pavadinimas:

Versija:

Parengimo data:

Peržiūros data:

Dokumento identifikavimo kodas:

Organizacijos pavadinimas:

Teisinė forma:

Registracijos adresas:

Įmonės kodas:

Atsakingas padalinys:

Šis dokumentacijos planas nustato tikslą(-us), dokumentacijos rengimo, valdymo ir archyvavimo principus bei taikomas procedūras visose Organizacijos veiklos srityse.

„Dokumentas“ – bet koks rašytinis, grafinis ar elektroninis informacijos vienetas.

„Įrašas“ – dokumentas, patvirtinantis atliktą veiklą ar pasiektą rezultatą.

„ATS“ – archyvavimo taisyklės.

5.1 Verslo procesų dokumentai – apibūdina Organizacijos vykdomus procesus:

5.2 Politikos ir procedūros – nustato privalomas veiklos gaires:

5.3 Įrašai – fiksuoja atliktą veiklą, pvz., ataskaitos, žurnalai, sutartys.

5.4 Šablonai ir formos – standartizuoti dokumentų pavyzdžiai, skirti vienodam duomenų rinkimui.

6.1 Iniciavimas – dokumento poreikį nustato proceso savininkas ir kreipiasi į Dokumentų valdymo skyrių.

6.2 Parengimas – projekto autorystė priskiriama , kuris rengia projektą laikydamasis korporatyvinių reikalavimų.

6.3 Peržiūra – projektas teikiamas vertinti atsakingoms šalims per d. nuo parengimo.

6.4 Tvirtinimas – galutinę versiją tvirtina .

Kiekvienas dokumentas peržiūrimas ne rečiau kaip kas metus arba atsiradus reguliavimo pokyčiams.

Peržiūros rezultatai registruojami formoje „Peržiūros protokolas“ ir saugomi prie dokumento.

Patvirtintas dokumentas įrašomas į Dokumentų registrą, nurodant versiją, datą ir galiojimo terminą.

Elektroninė PDF kopija įkeliama į vidinę dokumentų valdymo sistemą ir priskiriama atitinkamai kategorijai.

Popierinė kopija spausdinama tik esant būtinybei ir pažymima antspaudu „Kontroliuojamas egzempliorius“.

Elektroniniai dokumentai saugomi serveryje „“; automatinis atsarginis kopijavimas atliekamas kas 24 val.

Popieriniai dokumentai saugomi archyve (patalpos kodas ) laikantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo.

Saugojimo terminai:

– Finansiniai dokumentai – 10 metų.

– Personalo dokumentai – 50 metų.

– Kiti dokumentai – pagal dokumentų saugojimo terminų rodyklę.

Dokumentų valdymo skyrius kartą per metus atlieka vidaus auditą, tikrindamas:

– dokumentų atitikimą galiojančioms versijoms;

– saugojimo ir prieigos kontrolę;

– archyvavimo atitiktį nustatytoms ATS.

Nustatytos neatitiktis registruojamos neatitikčių žurnale, korekciniai veiksmai priskiriami .

Dokumentų valdymo skyrius – koordinuoja visą dokumentų gyvavimo ciklą.

Padalinių vadovai – užtikrina padalinyje naudojamų dokumentų aktualumą.

Procesų savininkai – inicijuoja naujų dokumentų rengimą ir keitimą.

Darbuotojai – susipažįsta su jiems aktualiais dokumentais ir laikosi nustatytų procedūrų.

Dokumentų valdymo politika, kodas

Archyvavimo taisyklės, kodas

Kokybės vadovas, kodas

Priedas A – Dokumentų registro forma.

Priedas B – Peržiūros protokolo šablonas.

Priedas C – Neatitikčių žurnalo forma.

Dokumentaciją patvirtinu:

Pareigos:

Parašas: ___________________________

Data:

Dokumentacijos planas – pavyzdys

Šis dokumentas nustato organizacijos dokumentų kūrimo, peržiūros, tvirtinimo, publikavimo, saugojimo ir archyvavimo tvarką, vaidmenis, kontrolės priemones bei terminus.

1. Bendroji informacija

Organizacijos pavadinimas:

Juridinio asmens kodas:

Adresas:

Padalinys / projektas:

Plano pavadinimas:

Plano numeris:

Plano versija:

Plano sudarymo data:

Įsigaliojimo data:

Kita privaloma peržiūros data:

Peržiūros periodiškumas (mėn.):

Kontaktinis asmuo:

Elektroninio varianto vieta (nuoroda):

Tvirtinimo pagrindas (įsakymo Nr.):

2. Tikslas ir taikymo sritis

Tikslas: nustatyti vieningą dokumentų valdymo tvarką, užtikrinančią dokumentų atsekamumą, aktualumą, prieinamumą, saugumą ir teisės aktų bei organizacijos vidaus taisyklių atitiktį.

Taikymo sritis: visiems organizacijos padaliniams, projektams ir darbuotojams, rengiantiems, naudojantiems ar valdantiems organizacijos dokumentus.

3. Apibrėžimai ir santrumpos

Terminas 1: Apibrėžimas:

Terminas 2: Apibrėžimas:

Santrumpa: Reikšmė:

4. Vaidmenys ir atsakomybės

Dokumentacijos savininkas:

Atsakomybė:

Dokumento rengėjas:

Atsakomybė:

Peržiūrėtojas:

Atsakomybė:

Tvirtintojas:

Atsakomybė:

Registratorius:

Atsakomybė:

Archyvaras:

Atsakomybė:

IT administratorius:

Atsakomybė:

5. Dokumentų klasifikavimas ir kodavimas

Kodo struktūra: (pvz.: ORG-IT-TVP-001 v1.0)

Prefiksas (organizacija):

Padalinio / projekto žyma:

Dokumento rūšies žyma:

Eilės numeris (EEE):

Versijos žyma:

Failo pavadinimo pavyzdys:

Siūlomos rūšys: TVP – tvarkos aprašas; INS – instrukcija; PR – procedūra; F – forma; AT – ataskaita; SP – specifikacija; SUT – sutartis.

6. Privalomi metaduomenys

Pavadinimas:

Kodas: Versija:

Autorius (rengėjas):

Peržiūrėtojas:

Tvirtintojas:

Sukūrimo data: Įsigaliojimo data:

Prieigos lygis:

Raktažodžiai:

Saugojimo vieta / nuoroda:

7. Dokumentų gyvavimo ciklas

7.1 Planavimas – atsakingas: terminas (d.):

7.2 Rengimas – atsakingas: terminas (d.):

7.3 Peržiūra – atsakingas: terminas (d.):

7.4 Tvirtinimas – atsakingas: terminas (d.):

7.5 Publikavimas – atsakingas: vieta:

7.6 Platinimas ir komunikacija – atsakingas: kanalai:

7.7 Saugojimas – atsakingas: vieta:

7.8 Archyvavimas – atsakingas: terminas (m.):

7.9 Naikinimas – atsakingas: pagrindas:

8. Prieigos kontrolė ir konfidencialumas

Klasifikavimo lygiai: Vieša; Vidinė; Konfidenciali; Riboto naudojimo; (jei taikoma) Slapta.

Prieigos teisės suteikiamos pagal pareigybę ir funkciją; minimalios teisės principas taikomas visais atvejais.

Atsakingas už prieigų administravimą:

Incidentų valdymo kontaktas:

9. Saugojimo terminai ir archyvavimas

Rūšis: Terminas (metais): Teisinis pagrindas / nuoroda:

Rūšis: Terminas (metais): Saugojimo vieta:

Rūšis: Terminas (metais): Pastabos:

10. Dokumentų registras (pavyzdinės eilutės)

Eil. Nr.: Pavadinimas: Kodas:

Versija: Rūšis: Autorius:

Tvirtintojas: Įsigaliojimo data: Prieigos lygis:

Saugojimo vieta / nuoroda: Statusas: Pastabos:

Eil. Nr.: Pavadinimas: Kodas:

Versija: Rūšis: Autorius:

Tvirtintojas: Įsigaliojimo data: Prieigos lygis:

Saugojimo vieta / nuoroda: Statusas: Pastabos:

Eil. Nr.: Pavadinimas: Kodas:

Versija: Rūšis: Autorius:

Tvirtintojas: Įsigaliojimo data: Prieigos lygis:

Saugojimo vieta / nuoroda: Statusas: Pastabos:

11. Įrankiai ir saugyklos

Dokumentų valdymo sistema:

Registras (žurnalas):

Pagrindinė saugykla:

Atsarginių kopijų dažnis (d.): Atsakingas:

12. Pakeitimų valdymas

Pateikimo ir derinimo tvarka: pakeitimų pasiūlymai teikiami elektroniniu būdu, registruojami registre, peržiūrimi ir tvirtinami nustatyta tvarka.

Keitimų registras:

Data: Pakeitimo Nr.: Aprašymas:

Iniciatorius: Peržiūrėtojas: Tvirtintojas:

Versija po pakeitimo: Įsigaliojimo data:

Data: Pakeitimo Nr.: Aprašymas:

Iniciatorius: Peržiūrėtojas: Tvirtintojas:

Versija po pakeitimo: Įsigaliojimo data:

13. Mokymai ir komunikacija

Mokymų tema: Tikslinė auditorija:

Data: Forma: Atsakingas:

Mokymų tema: Tikslinė auditorija:

Data: Forma: Atsakingas:

14. Stebėsena, matavimai ir auditai

Rodiklis: Dažnis (mėn.): Tikslinė reikšmė:

Atsakingas už stebėseną:

Audito periodiškumas (mėn.): Audito kriterijai:

Neatitikčių šalinimo terminas (d.): Atsakingas:

15. Rizikos ir valdymo priemonės

Rizika: Tikimybė (1–5): Poveikis (1–5):

Valdymo priemonės: Atsakingas:

Rizika: Tikimybė (1–5): Poveikis (1–5):

Valdymo priemonės: Atsakingas:

16. Išimtys

Išimties aprašymas: Leidėjas: Galiojimo laikotarpis:

17. Priedai

Priedo pavadinimas: Nuoroda / vieta:

Priedo pavadinimas: Nuoroda / vieta:

Tvirtinimas

Tvirtina (pareigos): Vardas, pavardė: Parašas: Data:

Sudarė (pareigos): Vardas, pavardė: Parašas: Data:

Suderinta (pareigos): Vardas, pavardė: Data:

Galiojimas ir peržiūra

Įsigaliojimo data: Peržiūros periodiškumas (mėn.):

Kita peržiūros data: Dabartinės versijos žyma: